Define los estados de tu operación
Utiliza estados fáciles de interpretar: pedido recibido, pago por verificar, confirmado, en preparación, enviado y entregado. Añade cancelación o devolución cuando corresponda. Cada estado debe indicar una condición real y una siguiente acción.
Relaciona el pedido con su pago
Conserva la referencia del pedido y la operación de pago para poder conciliarlos. Evita asumir que una solicitud recibida equivale a una venta cobrada. Documenta también anticipos, pagos parciales y reembolsos si forman parte de tu modelo de negocio.
Prepara y revisa antes de entregar
Comprueba producto, variante, cantidad y datos de entrega antes de cerrar el paquete. Una lista de verificación sencilla ayuda a reducir omisiones. Si trabajas con varios responsables, registra quién prepara y quién valida.
Mantén una comunicación útil
Comparte confirmaciones y cambios relevantes con el cliente. Cuando exista una guía de envío, relaciónala con el pedido. Si hay un retraso, comunica lo que sabes y la próxima actualización prevista, sin prometer fechas que no puedes confirmar.
Incluye las excepciones en tu proceso
Define cómo documentar productos faltantes, cambios de dirección, cancelaciones y devoluciones. Relaciona cada ajuste con el pedido original y revisa sus efectos sobre el inventario y el saldo. Esto facilita entender qué ocurrió sin depender de conversaciones dispersas.
PARA EMPEZAR
Tu lista de trabajo
- Estados de pedido con significado claro.
- Referencias para conciliar pagos y ventas.
- Control de preparación y entrega.
- Registro de cancelaciones, cambios y devoluciones.